在臺灣申請專利或商標及辦理相關事項，申請人需依規定於申請文件上簽名或蓋章（下稱簽章）。如申請人為本國法人則需另加蓋法人印章，而外國法人得僅由其代表人或有權簽章之人為之。對於法人申請人，例如政府機關、學校或財團法人等，可由其首長簽名或蓋首長私章或職名章/職銜章，並加蓋該法人之印信，如為公司法人也需比照辦理。原則上法人印章需與該法人全名一致，如係某公司之專利或商標（或智慧財產權）專用章也可，但不能用其他特殊用途之專用章（諸如公司進出口專用章）。此外，申請人如有委任代理人，或係在本國內無住所或營業所之外國申請人需委任代理人，得僅由代理人在辦理專利或商標申請事項之申請書上簽章，申請人則在委任書上簽章即可。
由於專利或商標從最初提出申請到核準公告取得權利，每件申請案可能有不同時程的各項申請事項，為了簡化程序以使申請人早日取得權利的保護，原則上智慧財產局不逐一審核該申請事項之申請書或證明文件上的簽章。然而對於申請人權益有重大影響者，例如辦理權利異動或撤回申請案等事項，智慧財產局將以申請人最初提出專利或商標申請之簽章（或申請人後來已辦妥變更登記之簽章）作為比對基準來判斷簽章是否與卷存者一致。至於取得專利權或商標專用權的各項申請事項，申請人之簽章規定基本上也比照審查中之案件。
實務上，申請人簽章不一致的情形較常發生在專利讓與及商標移轉的登記申請事項。按專利讓與及商標移轉係指原申請人或權利人將其專利或商標轉讓給他人，或因公司合併等因素而需辦理讓與或移轉。此類案件智慧財產局主要係審核該文件上的原申請人或權利人之簽章，如有與卷存原簽章不一致的情形，將發函通知補正，申請人可依下列方式擇一提出補正：
- 補正與卷存簽章一致之簽章。
- 申請變更簽章（需檢附相關證明文件）。
- 以切結方式敘明文件上的簽章確實為其簽署（或係經原權利人授權而簽署）。
對於簽章之變更申請，申請人應蓋妥新、舊印章或簽署新、舊簽名樣式提出辦理。如舊印章已遺失或僅提出新印章或簽名樣式，其為法人者，須檢送切結書；而自然人者，於專利或商標審定前，須檢送切結書，於專利或商標審定後，須檢送切結書及其身分證明文件。
對於切結方式之補正，其為法人者，須檢送切結書；而自然人者，於專利或商標審定前，須檢送切結書，於專利或商標審定後，須檢送切結書及其身分證明文件。若係由受讓人提出辦理的申請事項，仍須由原權利人作切結。又，切結方式僅就當次申請事項發生個案之效力，因未申請變更簽章，故同一案件下次如有辦理其他申請事項須審核簽章時，仍以卷存原簽章為比對基準。
